Zo haalt u nog meer uit uw zakelijke voicemail

25 januari 2019
1307588_96012423De voicemail kan een aardige barrière vormen in het contact met uw klant. Voor klanten kan het frustrerend zijn wanneer zij hier uitkomen, in plaats van bij u of uw collega’s. Dat kan ten koste gaan van uw bereikbaarheid en klanttevredenheid. Toch kunt u deze problematiek met een aantal slimme trucjes eenvoudig terugdringen. Met de volgende tips maakt u een stuk slimmer gebruik van uw voicemail.

Tips voor de ideale voicemail 
Natuurlijk ontkomt u er niet aan een voicemail in te stellen. Er zijn nu eenmaal momenten dat u helemaal niet bereikbaar bent of wilt zijn. Denk aan de weekenden, ’s nachts of tijdens uw vakantie. Zorg er echter wel voor dat uw voicemail zo klantgericht mogelijk is ingestoken. Houd het kort en bondig, en kom direct ter zake. Herhaal eventueel een alternatief telefoonnummer waarop u bereikbaar bent. Bent u op vakantie, vertel dan ook wanneer de klant u weer kan bereiken.

Simpel maar effectief: doorverbinden 

Als u niet bereikbaar bent hoeft dat niet te betekenen dat de klant het later nog maar eens moet proberen. Zijn vraag kan waarschijnlijk ook door een van uw collega’s worden afgehandeld. Maak daarom gebruik van de huntgroepfunctionaliteit of automatische doorverbinding van uw telefoniecentrale. Zo krijgt de klant altijd iemand te spreken en komt hij minder vaak bij uw voicemail uit.

Vergroot uw bereikbaarheid met VaMo 
Vast-mobielintegratie (VaMo) ligt in het verlengde van doorverbinden. Hiermee maakt u gebruik van een vast nummer voor zowel uw vaste als mobiele telefonie. Oproepen komen op beide devices binnen, waardoor u bereikbaarheid aanzienlijk toeneemt. De kans dat uw klant bij de voicemail uitkomt wordt daardoor meteen veel kleiner.

Efficiënter klantcontact via voice-to-email
Dit is een functie waarbij voicemails direct naar uw mailbox worden verzonden. Deze functie vindt u vaak terug in hosted telefonieoplossingen. U kunt de klant direct vanuit uw mailbox terugbellen. U hoeft dus niet eerst alle voicemails te beluisteren voordat u klanten kunt terugbellen. In plaats daarvan biedt uw mailbox een handig overzicht van alle gemiste oproepen. Dat stelt u in staat voicemails sneller te beantwoorden. Zo brengt u een mooie efficiëntieslag aan in uw klantcontact.

Meer weten? Neem contact met ons op!
Bent u op zoek naar de beste zakelijke oplossingen? Wij adviseren hier graag over. Neem contact op met onze adviseurs via 010-2622544 (Rotterdam) of 0182-748707 (Gouda) of stuur een e-mail.