Met deze tips verbetert u eenvoudig uw interne communicatie

10 juli 2019
openoffice-mobileBij het verbeteren van communicatie wordt in eerste instantie vaak gedacht aan klantcommunicatie. De communicatie tussen collega’s krijgt niet altijd de focus die het verdient, terwijl er vaak grote verbeterslagen mogelijk zijn. En die zorgen voor een hogere tevredenheid en productiviteit van uw medewerkers, wat uw dienstverlening ook weer ten goede komt. Daarom: vijf tips om uw interne communicatie te verbeteren.

1. Stel een communicatieplan op 
Alles begint met een goed doordacht plan. Stel uzelf eerst een aantal vragen, zodat u gericht stappen kunt zetten. Op welke manier(en) wordt nu intern gecommuniceerd en hoe ervaart iedereen dat? Wat wilt u bereiken met een nieuwe manier van communiceren? Stel aan de hand hiervan een wensen- en eisenlijstje op en maak een nieuwe communicatieplan.

2. Integreer de diverse communicatievormen 

Niet alleen voor klanten is het handig dat zij door één nummer te bellen bij de juiste persoon uitkomen; ook voor uw collega’s is het belangrijk om goed bereikbaar te zijn. Het werkt een stuk efficiënter om de beschikbare communicatiemiddelen te integreren. Dat kan van vaste en mobiele telefonie (met vast-mobielintegratie) doorlopen tot chat en e-mail (met Unified Communications).

3. Gebruik chat als alternatief op e-mail 
Er wordt ontzettend veel gemaild en soms eindeloos geantwoord op mails. Het gevolg is een uitpuilende inbox waar het overzicht ontbreekt. Het kost veel tijd om alles te lezen en lang niet alles is altijd relevant. Chat biedt uitkomst. Soms is het veel efficiënter om zaken in een (groeps)chat af stemmen. U reageert sneller op elkaar en kan daarom sneller vooruit. En uw inbox houd u overzichtelijker.

4. Zorg voor draagvlak binnen de organisatie 
De manier waarop u communiceert veranderen gaat niet zonder slag of stoot. Daarom is het goed om duidelijk te hebben wie verantwoordelijk is voor het beleid en wie voor de techniek. Schakel een aantal gemotiveerde collega’s in die het voortouw kunnen nemen en als aanspreekpunt fungeren voor directe collega’s. Dit zorgt ervoor dat iedereen snel de nieuwe manier van communiceren omarmt.

5. Houd communicatie op de agenda 

Het is goed om na een bepaalde periode met elkaar te evalueren hoe iedereen de interne communicatie ervaart. Als u per afdeling een aantal verantwoordelijke personen hebt aangewezen, zou u met hen een bijeenkomst kunnen plannen. Belangrijk is dat zij op voorhand bij hun team de ervaringen hebben geïnventariseerd. Op die manier krijgt u een beeld van de hele organisatie. Ga het gesprek open aan, zoek vooral naar oplossingen en blijf kennis met elkaar uitwisselen.

Meer weten? Neem contact met ons op!
Bent u op zoek naar de beste zakelijke oplossingen? Wij adviseren hier graag over. Neem contact op met onze adviseurs via 010-2622544 (Rotterdam) of 0182-748707 (Gouda) of stuur een e-mail.