Goed digitaal samenwerken – waar loopt het mis?

15 april 2019
man-woman-work-cloudGoed samenwerken is ook digitaal samenwerken, maar wat verstaan we eronder? Heel eenvoudig gezegd gaat het om de samenwerking via digitale kanalen zoals email, social media, en andere collaboration tools. Dit is nodig wanneer mensen zich niet op dezelfde plaats bevinden, of omdat ze simpelweg de tijd niet hebben om samen te zitten. Ondanks het overaanbod aan tools zien we dat deze vorm van samenwerken toch nog vaak misgaat. Wij noemen enkele belangrijke redenen.

Gebrek aan grenzen 
Waar een simpele wand al een fysieke en mentale scheiding oplevert, zorgt digitale samenwerking ervoor dat je steeds in contact kunt blijven. Dit is natuurlijk een goede zaak, maar ook hier heb je met verschillen in persoonlijkheden te maken. Sommigen houden ervan continu contact te houden, anderen willen zich vooral concentreren op hun taak. Zonder duidelijke grenzen in online omgangsvormen kunnen frustraties al gauw de kop opsteken. Laat uw werknemers dus altijd eerst op het werk focussen, de rest volgt later.

Verkeerde interpretaties 
Communicatie bestaat slechts voor een klein deel uit praten. Gebaren en uitdrukkingen zorgen ervoor dat onze boodschap meer context krijgt, en dat de toehoorder elke nuance goed begrijpt. Het probleem bij digitale samenwerking is dat mensen die extra context vaak niet meekrijgen, wat kan leiden tot verkeerde interpretaties. De oplossing? Smileys. Het lijkt misschien een beetje kinderachtig, maar ze zijn een uitstekend middel om verkeerde indrukken tegen te gaan. Ironie, opbouwende kritiek, twijfel – de juiste emoticon maakt het duidelijk.

Gebrek aan regels 
Overdaad schaadt, en dat geldt meteen al voor onze vorige paragraaf. Eén strategisch geplaatste smiley is prima, maar een rijtje giechelende smileys is te veel van het goede. Ook andere regels op het gebied van digitale communicatie zijn op hun plaats. Ze zijn niet altijd even populair, maar richtlijnen voor taalgebruik kunnen ervoor zorgen dat niemand in onverstaanbare afkortingen of chattaal gaat spreken. Regels over de opslaglocatie van bestanden verzekeren dat iedereen alles weet te vinden. Kleine vuistregel: ontwikkel uw regels in overleg en wijs geen overtreders aan.

Incompatibele software 
Programma ’ s en apps spelen inmiddels een enorme rol in onze productiviteit. Bovendien kan iedereen tegenwoordig het programma uitkiezen dat het best in zijn of haar workflow past. Voor individuele projecten is dat geen probleem, voor teamwerk is het een potentiële killer . Bestandstypen moeten worden geconverteerd, programma ’ s moeten worden geüpdatet… Door één operating systeem te kiezen en apps te uniformiseren, voorkomt u onnodig veel tijdverspilling. Convergentie is de way to go .

Adoptie blijft uit 
Introduceert u enthousiast een nieuwe collaboration tool en verwacht u dat uw personeel die onmiddellijk even opgetogen toepast? Dan houdt u geen rekening met de uiterst belangrijke groei- en adoptiefase . Acceptatie voor nieuwe tools moet van binnenuit groeien en heeft tijd nodig. Naast de noodzakelijke grote stap vooruit bepaalt ook de kwaliteit van de user experience en de mate van training of een nieuwe tool uiteindelijk geaccepteerd wordt. Investeer dus in die adoptie, en trek geen overhaaste conclusies wanneer wijdverspreid gebruik in eerste instantie uitblijft.

Bron: Samsung

Meer weten? Neem contact met ons op!
Bent u op zoek naar de beste zakelijke oplossingen? Wij adviseren hier graag over. Neem contact op met onze adviseurs via 010-2622544 (Rotterdam) of 0182-748707 (Gouda) of stuur een e-mail.